Perché le organizzazioni con più sedi hanno difficoltà a garantire la visibilità nella gestione delle strutture e come risolvere il problema

Perché la visibilità diminuisce con l'aumentare delle dimensioni delle proprietà

La maggior parte delle catene nazionali non nasce a livello nazionale. Si espandono in modo organico attraverso acquisizioni, l’apertura di nuove sedi o l’aggiudicazione di appalti. Ogni nuova aggiunta porta spesso con sé i propri appaltatori locali, i propri standard di servizio e le proprie procedure di rendicontazione.

Con il passare del tempo, ciò porta a una frammentazione.

Le diverse regioni operano con livelli di servizio differenti. I certificati di conformità vengono archiviati localmente. I lavori su richiesta vengono gestiti da vari fornitori con protocolli di risposta diversi. I dati finanziari sono ripartiti tra appaltatori, team finanziari interni e amministratori immobiliari.

Il risultato è un controllo centrale limitato.

I direttori finanziari hanno difficoltà a prevedere i costi del ciclo di vita perché i dati sulle condizioni delle risorse sono incompleti. I responsabili delle proprietà dedicano tempo alla gestione delle pratiche burocratiche anziché all'analisi delle prestazioni. I team di approvvigionamento non riescono a valutare efficacemente le prestazioni dei fornitori a causa della varietà dei formati di rendicontazione.

Una ricerca condotta dall' Istituto per la gestione degli ambienti di lavoro e delle strutture evidenzia che il miglioramento della qualità dei dati e della misurazione delle prestazioni rimane una delle principali priorità per i responsabili delle strutture nel Regno Unito. L'ambizione c'è, ma spesso i sistemi non sono all'altezza.

Il costo nascosto di una scarsa visibilità nella gestione delle strutture

L'impatto della scarsa visibilità raramente è immediato, ma è cumulativo.

La manutenzione reattiva aumenta perché i primi segnali di allarme vengono ignorati. Le risorse vengono sostituite prematuramente a causa della mancanza di dati sulle loro condizioni. Gli interventi di emergenza comportano costi di manodopera e di approvvigionamento più elevati rispetto agli interventi programmati.

L'Associazione dei servizi di ingegneria edile ha ripetutamente sottolineato che la manutenzione programmata e preventiva costa in genere molto meno della riparazione reattiva se si considerano i costi complessivi dell'intero ciclo di vita. Le stime del settore spesso indicano che la manutenzione reattiva costa da due a tre volte di più rispetto all'intervento programmato, se si tiene conto della manodopera, dei disagi e dei danni alle risorse.

Le prestazioni energetiche sono un altro settore interessato da lacune nella visibilità. Il Dipartimento britannico per la sicurezza energetica e l’obiettivo «Net Zero» riferisce che gli edifici non residenziali rappresentano circa il 17% delle emissioni del Regno Unito. In assenza di dati di misurazione affidabili, di analisi comparative delle prestazioni e di monitoraggio degli asset, le inefficienze energetiche rimangono nascoste. Ciò ha implicazioni sia in termini di costi che di rendicontazione ESG.

Per le organizzazioni che redigono rapporti sulla base di quadri di riferimento quali GRESB o CDP, la presenza di dati incompleti sugli edifici indebolisce la credibilità e compromette il raggiungimento degli obiettivi di sostenibilità.

In breve, una scarsa visibilità della gestione delle strutture (FM) comporta costi elevati.

Come colmare il divario di visibilità

La soluzione al problema della visibilità non parte dal software, ma dalla struttura.

In primo luogo, gli immobili devono orientarsi, ove possibile, verso un unico punto di responsabilità. La frammentazione delle catene di approvvigionamento rende quasi impossibile il consolidamento dei dati. Un modello nazionale coordinato di gestione degli immobili semplifica la rendicontazione, gli standard di prestazione e il monitoraggio della conformità.

In secondo luogo, la standardizzazione è fondamentale. Ogni sede dovrebbe operare nel rispetto di livelli di servizio, formati di rendicontazione e calendari di conformità ben definiti. All’interno di un quadro di governance centrale può esserci una certa flessibilità a livello regionale, ma la misurazione delle prestazioni deve essere coerente.

In terzo luogo, i dati relativi alle risorse devono essere considerati informazioni strategiche. Ciò significa tenere registri accurati delle risorse, previsioni sul loro ciclo di vita e cronologie degli interventi di manutenzione. Senza dati di riferimento affidabili, non è possibile effettuare un’analisi significativa delle prestazioni.

In quarto luogo, la tecnologia deve favorire la trasparenza, anziché limitarsi a registrare le attività. Una piattaforma CAFM ben implementata offre visibilità in tempo reale su ispezioni, interventi reattivi, documentazione di conformità e spese. La differenza tra la rendicontazione reattiva e il monitoraggio in tempo reale è notevole. I dati in tempo reale consentono di intervenire prima che i problemi si aggravino.

In quinto luogo, occorre integrare revisioni periodiche dei contratti e analisi delle prestazioni. I dati creano valore solo quando guidano le decisioni. I team immobiliari dovrebbero esaminare regolarmente i tempi di risposta, i tassi di conformità, l'andamento delle prestazioni degli immobili e il costo per sede.

Dai dati alle informazioni

Le organizzazioni multisito più efficaci vanno oltre la semplice visibilità per arrivare alla comprensione approfondita.

Utilizzano i dati per individuare modelli ricorrenti nelle chiamate di intervento. Prevedono le spese in conto capitale sulla base di modelli di ciclo di vita. Effettuano un confronto tra i diversi siti in termini di intensità energetica e definiscono di conseguenza i programmi di miglioramento. Allineano le prestazioni di manutenzione agli indicatori ESG e alla pianificazione finanziaria.

La gestione delle strutture viene integrata nel processo decisionale strategico, anziché operare come una funzione di supporto amministrativo.

La gestione di oltre 3.000 strutture in tutto il Regno Unito ha confermato una semplice verità. La visibilità non si ottiene aggiungendo ulteriori report, bensì riducendo la frammentazione, standardizzando la governance e garantendo che i dati confluiscano in un unico sistema strutturato.

Per le aziende in espansione, la questione non è se la visibilità sia importante, bensì se il modello attuale sia in grado di sostenere la crescita senza comportare rischi.

Le organizzazioni con più sedi che affrontano in modo proattivo la questione della visibilità della gestione delle strutture (FM) ottengono molto più che un semplice controllo operativo. Ottengono infatti prevedibilità finanziaria, certezza in materia di conformità e la capacità di prendere decisioni informate e lungimiranti riguardo al proprio patrimonio immobiliare.

In un contesto normativo sempre più rigoroso e in un panorama dei costi che rimane instabile, tale chiarezza è essenziale.